所長の一言 令和3年9月

<電子取引データの保存にかかる対応>

以前にも事務所だよりにてご紹介しましたが、令和4年1月1日より電子帳簿保存法が改正され、電子取引により送受信された取引データは、書面に出力して保存することが不可となり、データのまま保存することが義務付けられました。

具体的には、事業者が自社・取引先の請求書・領収書等をデータにて送受信している場合はもちろんですが、最近はクレジットカードの利用明細や荷造運賃の明細等もメールにて送信されてくることが多くなりました。もしくは、ネットで買い物等を行った場合は、専用の会員情報などのページにアクセスし、領収書等の情報を取得するケースなどもあります。これらの発行等を受けている事業者は、紙に印刷する代わりに必然的にデータベースで保存しておかなければなりません。

電子取引データの送信者は、取引データにタイムスタンプ(電子データの存在を日時によって証明する技術)を付与し、タイムスタンプについては一括して検証できる仕組みが必要となります。

 

 電子取引データの具体的保存方法

【1】文書管理システム等で保存

現在メーカー各社が文書管理システムを発売しています。これらシステムを使用すれば、コストはかかりますが、専用のシステムで設定した期間に渡り、電子取引データを管理できるので確実です。

 

【2】ファイルサーバーで保存

保存すべき電子取引データの件数が少ない場合などは、文書管理システムによる保存でなくても良いとされています。小規模事業者が電子取引データを保存する場合の例として、

①電子取引データのファイル名を変更し、規則性をもって内容を表示する。

(20220131 ㈱○○商事 ¥50,000 など)

②「取引の相手方」や「各月」などの任意のフォルダを作成し保存。

③電子取引データの訂正削除防止規定を作成し備え付ける。

①~③の要件を満たせば、ファイルサーバーで保存が可能ということになります。

(詳しくは国税庁HP 電子帳簿保存法Q&A(一問一答))

 

今後はますますペーパーレスの時代に入っていくことが考えられます。これを契機に本格的に自社のペーパーレス化を検討されてみてはいかがでしょうか?

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